Aqui vão algums dicas importantes, para que a sua festa de aniversário aconteça de forma harmoniosa, considerando que eventualmente, pode ser que seja a sua primeira experiência como organizador(a) do evento. É bom ficar atento para alguns detalhes.
A ESCOLHA DO TEMA
Nos aniversários de criança, a escolha da mesa temática (ou do tema) é a atividade que mais consome tempo, principalmente se o patrocinador da festa (geralmente, o pai ou a mãe do aniversariante) ainda não tem o tema bem definido.
Vale a pena pedir opinião de quem conhece o assunto. Sugestões de pessoas mais experientes poderão ajudar na definição. Se for possível, procurar sempre visualizar as mesas temáticas já pré-montadas ou ter acesso a fotografias (convencionais ou eletrônicas – disponíveis através de slides no computador).
É bom ficar bem atento aos detalhes como: cores, a sintonia das toalhas de acabamento das mesas temáticas e do painel decorativo (que normalmente acompanha a locação), a representatividade das peças que compõem as mesas decoradas e os componentes das mesas temáticas.
Muito importante: não deixar a escolha do tema para a última hora!
O ideal é fazer a reserva da mesa temática com uma antecedência de 90 (noventa) dias, para não correr o risco de não conseguir fazer a locação do tema desejado ou de acordo com os convites que eventualmente, já foram distribuídos aos convidados.
Os temas da moda, normalmente são os mais procurados, principalmente pela influência dos programas televisivos infantis. Planejar é necessário, sempre com a visão do todo.
Outro fato interessante é que a escolha do tema para aniversários de crianças de 1 (um) até 2 (dois) anos, normalmente é feita pelos pais. A partir dos 3 anos, a própria criança prefere escolher o seu tema e costuma não aceitar a opinião dos pais.
OS CONVITES
Escolher um modelo de convite que tenha beleza e qualidade de apresentação é muito importante, por ser aí o cartão de entrada da festinha de aniversário.
O tema do convite precisa ter uma sintonia bem afinada com o tema da mesa temática escolhida.
As lojas que fazem a locação de itens temáticos já oferecem os convites com os temas alusivos.
Solicitar orientação nas lojas de locação é sempre bom para que a escolha seja a mais acertada, considerando que as pessoas que ali trabalham, lidam com esse assunto a todo momento. Entretanto, a escolha é sempre sua e deve prevalecer aquilo que te encanta.
Se optar por fazer um convite exclusivo com a foto da criança, antes de obter a versão final, faça questão de ver a prova das amostras antecipadamente, para evitar surpresas desagradáveis com o produto final.
AS LEMBRANCINHAS
Uma festinha de aniversário infantil que se preza oferece sempre uma Lembrancinha de Mesa (ou uma recordação do aniversário) à altura do evento. Esse item reflete bem e registra o aquele “momento”.
Porém, a escolha da lembrancinha requer muito critério (normalmente, as mães são bem mais atenciosas neste quesito).
Ficar atento para a harmonia e sintonia com o tema, o acabamento, a segurança, o tipo de material utilizado (não pode ser tóxico, se for utilizada tinta na pintura, tem que estar bem seca e não pode manchar se molhar), as cores tem que ser bem vivas, a quantidade tem que ser adequada (importante, pois se a lembrancinha for exclusiva, pode custar bem mais caro solicitar peças adicionais).
Ter uma reserva entre 10 a 20% (dez a vinte por cento) a mais é recomendado, pois pode aparecer na festinha aquela visita inesperada.
Hoje é muito comum a utilização de lembrancinhas comestíveis personalizadas, tais como: cupcakes, bolachas decoradas, bolo na marmitinha, pães de mel, brownies, entre outros.
Algumas pessoas, por questões econômicas ou por uma definição pessoal, optam por fazer a própria lembrancinha. Isso é bastante salutar, pois pode ser um bom exercício para mostrar a sua criatividade.
Entretanto é preciso ter habilidade para lidar com o assunto, pois os convidados notam e comentam sobre: o acabamento, a combinação de cores, o material utilizado, a harmonia, e assim por diante).
Reserve sempre uma lembrancinha para você (papai ou mamãe da criança aniversariante), porque aquele momento não se repete!
O LOCAL DA FESTA
Fazer a festa de aniversário de criança em apartamento não é muito conveniente. O ideal é utilizar o salão de festas do prédio, por ser mais adequado e ter um custo mais acessível.
Quando este for o caso, atentar para os horários e as regras do condomínio ou da administração do salão de festas. Existem atualmente, diversos salões de festas para locação em locais específicos com preços bastante variáveis, de acordo com a infra-estrutura disponível.
A escolha deve levar em conta: a localização, o acesso, o estacionamento para os convidados, as instalações (hidráulicas, elétricas e sanitárias) a luminosidade, a segurança (de maneira geral), a acústica e a aparência (o visual do local).
Ao fazer a locação do salão de festas, atentar para os detalhes que estão registrados no contrato de locação, para evitar surpresas futuras na hora de fazer a entrega do salão (devolver o salão).
Conferir atentamente tudo aquilo que está sendo locado (ou liberado para o uso) e, de preferência deixar alguém responsável para fazer o check-list do recebimento e da devolução do salão e ou dos acessórios/equipamentos locados.
A reserva deve ser feita com bastante antecedência, principalmente porque o endereço do mesmo tem que ser citado nos convites (para isso, se o local não for popular, fazer um mapa de maneira a deixar bem claro como os convidados podem chegar até o local do evento).
Nunca abra mão de visitar o local antes de ratificar a locação. Fique sempre atento(a) a todos os itens registrados no contrato (as cláusulas devem ser bem claras e de fácil entendimento).
Já é uma prática de mercado a exigência de Cheque-caução para garantir o acerto final da contratação e inibir a possibilidade de danificação dos bens locados.
COMIDAS E BEBIDAS
Este item é de fundamental importância, principalmente porque existe a necessidade de se fazer a escolha certa do fornecedor.
Se a comida for feita no próprio local, atentar bem para os cuidados de higiene, acomodação e de segurança.
Escolher, preferencialmente a comida de acordo com as condições climáticas, devido à sensibilidade de alguns ingredientes ou da mistura destes.
Ficar atento às bebidas, pois crianças não tem noção para distinguir entre um refrigerante e certas bebidas alcoólicas. O uso de copos, talheres, pratos e garrafas descartáveis é o mais recomendado, por questões de higiene e para se evitar possibilidades de pequenos acidentes.
As recomendações básicas são as mesmas do item anterior ao se contratar um serviço de buffet (escolher bem o fornecedor, de preferência aquele que tenha boas referências).
É muito comum as empresas especializadas em serviços de buffet oferecerem a degustação dos produtos que são oferecidos. É uma boa oportunidade para dirimir eventuais dúvidas.
CHECANDO TODOS OS ITENS
Faça sempre uma checagem de tudo com antecedência.Um bom planejamento não pode literalmente ir por “água abaixo” em função de um pequeno detalhe que você se esqueceu.
Já imaginou, no auge da festa se falta o guardanapo, ou o copinho para o refrigerante, ou o fósforo para acender a velinha? É muito fácil fazer este check list. Basta se antecipar imaginando que o evento vai começar (ou já começou) e as coisas estão acontecendo.
